Bir kontrol tamamlanamadığında ne yapmalı

Giriş

‍

‍

Bu yazıda: Üç yaygın neden; Kayıttan nedeni nasıl okursunuz?; Durdurup yeniden başlatmak; Sıklığı ve saati düzenlemek; Tamamlanamayan kontrolleri önceden nasıl azaltırsınız?; Mükellef360'ta nasıl yapılır; Sonuç.

‍

Otomatik takipte en çok dikkat gerektiren durum, gün başında bir kontrolün tamamlanamadığını görmektir. Oysa bu durum olağandır: kontroller sizin yerinize GİB ve SGK ekranlarına bakar ve o ekranlar her zaman aynı davranmaz. Önemli olan nedeni hızlıca anlamak ve doğru adımı atmaktır.

‍

Üç yaygın neden

‍

Tamamlanamayan kontrollerin büyük çoğunluğu üç gruba girer. Birincisi GİB ya da SGK tarafıdır: bakım, yavaşlık ya da sayfa düzeninde değişiklik. İkincisi giriş bilgisidir: kayıtlı şifrenin süresi dolmuş ya da değişmiştir. Üçüncüsü yoğunluktur: aynı saatte çok sayıda mükellef için kontrol kurulduğunda bazıları o gece yetişmeyebilir.

‍

Bu üçünü ayırt etmek çoğu sorunu çözer. GİB ya da SGK kaynaklı durumda genellikle beklemek yeterlidir; şifre kaynaklı durumda kaydı güncellemek gerekir; yoğunluk kaynaklı durumda ise kontrolü tekrar başlatmak ya da saatini kaydırmak işe yarar.

‍

Kayıttan nedeni nasıl okursunuz?

‍

Tamamlanamayan her kontrol, hangi mükellefte ve hangi adımda kaldığıyla birlikte kayıtta durur. Bu bilgi, "kontrol çalışmıyor" belirsizliğini somut bir bulguya çevirir. Kaydı okurken şu sırayı izleyebilirsiniz:

‍

• Durumun tüm mükelleflerde mi yoksa yalnızca birkaçında mı olduğuna bakın.
• Kontrolün hangi adımda, girişte mi bilgi okumada mı, kaldığını belirleyin.
• Mesajın şifre ya da yetkiyle ilgili olup olmadığına dikkat edin.
• Aynı durumun önceki gecelerde de görülüp görülmediğini karşılaştırın.

‍

Tüm mükelleflerde aynı durum varsa neden büyük olasılıkla GİB ya da SGK tarafındadır. Yalnızca birkaç mükellefte görülüyorsa sorun genellikle o mükelleflerin bilgilerindedir.

‍

‍

Durdurup yeniden başlatmak

‍

Sorun sürerken işin kendiliğinden düzelmesini beklemek zaman kaybettirir. Çalışan kontrolü durdurabilir, nedeni gidermek için müdahale edebilir ve ardından yeniden başlatabilirsiniz.

‍

Şifre kaynaklı durumlarda önce kayıt güncellenmeli, sonra kontrol yeniden başlatılmalıdır. Aksi halde sistem aynı eski bilgiyle denemeye devam eder.

‍

Sıklığı ve saati düzenlemek

‍

Aynı anda çok sayıda mükellef için kontrol kurmak, kontrollerin bir kısmının yetişmemesine yol açabilir. Kontrol saatlerini gecenin farklı saatlerine yaymak, tamamlanamayan kontrol sayısını azaltabilir. Birçok ofis tebligat kontrolünü geceye, beyanname kontrolünü ise ayrı bir saate kurar.

‍

GİB ya da SGK sayfalarının düzeni değiştiğinde de bazı kontroller tamamlanamayabilir. Bu durumda yapılacak şey, kaydı tutmak ve güncelleme beklemektir; Mükellef360 bu tür değişikliklere göre zaman zaman güncellenir.

‍

Tamamlanamayan kontrolleri önceden nasıl azaltırsınız?

‍

Bazı durumları tamamen önlemek mümkün değildir, ama sayısını azaltmak mümkündür. Birincisi, şifre kayıtlarını düzenli kontrol etmektir: değişmiş şifre yaygın ve önlenebilir bir nedendir. İkincisi, kontrolleri gecenin farklı saatlerine yaymaktır. Üçüncüsü, her sabah sonuç özetine bakıp beklenmedik bir eksik olup olmadığını teyit etmektir.

‍

Kayıtları bir kenara not etmek de değerlidir. Aynı mükellefte tekrarlayan bir durum, o mükellefin bilgilerinde kalıcı bir sorun olduğuna işaret eder. Aynı adımda tekrarlayan bir durum ise GİB ya da SGK tarafında bir değişiklik olduğunu gösterir.

‍

Son olarak, otomatik takibe körü körüne güvenmemek gerekir. Kritik bir süre yaklaşıyorsa sonucu kontrol etmek ve gerekirse elle doğrulama yapmak sağlıklı bir alışkanlıktır. Otomatik kontrol işi hızlandırır; sorumluluk her zaman ofiste kalır.

‍

Bu işin bir parçası da ofis içinde bir sorumlu belirlemektir. Sabah kontrollerin durumuna kimin bakacağı belli değilse eksikler fark edilmeden günlerce bekleyebilir. Tek bir kişinin ya da nöbetleşe bir düzenin sabah ilk iş kontrol özetine bakması, sorunların küçükken yakalanmasını sağlar. Kayıt tutulan her olay, ofisin bir sonraki seferde daha hızlı çözüm bulmasına yardım eder. Zamanla ofis, hangi durumun ne anlama geldiğini ezbere bilir ve müdahale süresi belirgin biçimde kısalır. Bu birikim, ekibin otomatik takibe duyduğu güveni de artırır.

‍

Sabır da bir beceridir. Bazı durumlar kendiliğinden geçer: GİB bakım penceresinden çıktığında ya da yoğunluk azaldığında aynı kontrol tamamlanır. Bu nedenle her seferinde hemen müdahale etmek yerine önce nedeni incelemek, gereksiz işlem yapılmasını önler. Yeniden başlatmadan önce birkaç dakika beklemek, çoğu zaman kaynağı GİB ya da SGK olan sorunları kendiliğinden çözer ve ofisin enerjisini gerçekten müdahale gerektiren olaylara ayırmasını sağlar.

‍

Mükellef360'ta nasıl yapılır

‍

Mükellef360'ta kontroller Aktif ve Zamanlanmış sekmelerinde izlenir. Her işin ilerleme yüzdesi canlı görünür; tamamlanamayan kontrol için mükellef ve adım bazında kayıt tutulur. İşi durdurabilir, yeniden başlatabilir ya da sıklığı günlük, haftalık veya aylık olarak değiştirebilirsiniz.

‍

Otomatik kontrolün nasıl kurulduğunu Özellikler sayfasındaki ilgili bölümde anlatıyoruz.

‍

Sonuç

‍

Tamamlanamayan bir kontrol bir arıza değil, bir bilgi kaynağıdır. Kaydı okuyup doğru nedeni bulduğunuzda çoğu durum kısa sürede çözülür.

‍

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat ve süreler için GİB/SGK duyurularını esas alın.

‍

Devamı için

‍

Ayrıntılar için Özellikler, Otomatik Takip ve Bağlı Hizmetler sayfalarına bakın. Mükellef sayınıza uygun paketi Fiyatlandırma sayfasında görürsünüz. Kurulum gerekmez; tarayıcıdan giriş yaparsınız. Paketler yıllıktır ve tüm modüller her pakette yer alır. Fark yalnızca ofisinizin mükellef sayısıdır.

‍

Sorularınız için iş günlerinde destek@pusulaplus.com adresine yazabilir ya da +90 212 222 07 75 numarasını arayabilirsiniz. Canlı demoda Mükellef360'ı kendi mükellef listenizle birlikte görür, aklınıza takılanları yerinde sorarsınız. Demo talep edin; iş günü içinde dönüş yaparız.